Las 5 S: cómo organizar tu espacio, aplicable a empresas y a tu hogar

El método de las 5S, así denominado por la primera letra (en japonés) de cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples. Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral.

Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole, como empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones.

Cuántas veces no quedamos encantados con la imagen de las empresas u hogares donde todo está limpio y ordenado. Lo cierto es que estos lugares también nos inspiran más confianza, la imagen influye, pero es más importante aún que no sólo se vea bien sino que cumpla eficientemente los propósitos, esto también mejora el ánimo de los trabajadores o familiares, puesto que todo es funcional y atractivo.

Los ambientes oscuros, polvosos, llenos de cosas por todos lados sin orden alguno, aparte de causar enfermedades y accidentes, influyen en la cantidad de estrés que acumulamos.

Clasificación (seiri): mantenga solo lo necesario.
 

Consiste en identificar los elementos que son necesarios en el área de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos últimos, evitando que vuelvan a aparecer. Asimismo, se comprueba que se dispone de todo lo necesario. 

Separe los objetos en grupos, para que pueda decidir la importancia de tener un objeto con mayor facilidad. Por ejemplo:

• Objetos necesarios: son aquellos que utiliza con frecuencia y constituyen su principal herramienta de trabajo y que aunque se utilicen con poca frecuencia son de difícil reposición. Organícelos en la categoría de Conservar.

• Objetos dañados: son aquellos que necesitan reparaciones o arreglo de algún tipo, puede repararlos o tratar de vender las partes buenas o tirarlo si no quiere efectuar la reparación de los mismos. Organícelos en la categoría de Desechar (vender, regalar, reciclar o tirar).

• Objetos obsoletos: son aquellos que pueden reemplazarse por otros con tecnología moderna o que su uso produce más pérdidas que utilidades. Si no los usa puede regalarlos a alguien que sí le sirva o venderlos.

• Objetos excedentes: a veces hay más de un objeto del mismo tipo en el hogar o la mala planificación en la producción deja a la empresa con producto en bodegas o equipos que no usan y están de sobra. Intente venderlos o regalarlos. 

Ahora una vez tenga los objetos que conservará la siguiente etapa es organizarlos.

  

Organización (seiton): mantenga todo en orden.

Ahora debe colocar los objetos que conservar de manera eficiente, recuerde que un espacio ordenado es muy agradable y mejora nuestra respuesta al estrés. La colocación de los objetos debe obedecer a la frecuencia de uso, si usted ocupa algo muchas veces al día no lo pondrá lejos de su alcance, de lo contrario estará buscando el objetos a cada momento y le generará malestar e incomodidad. Además su tiempo no será suficiente para completar las tareas que desea. Siga estos pasos para organizar los objetos:

• Paso 1: identifique las herramientas o instrumentos de uso más frecuente.
• Paso 2: seleccione un solo lugar de almacenamiento para cada objeto.
• Paso 3: identifique el lugar de almacenamiento y los objetos.
• Paso 4: capacitar al personal o familia en el método de organización de los objetos.

Recuerde que la organización debe seguir estos criterios para ser racional atendiendo a la naturaleza del objeto.

• Seguridad: que no estorbe ni esté situado de forma que pueda lastimar a los demás.

• Calidad: que no se oxiden, que no se golpee o deteriore, etc.

• Eficacia: minimizar el tiempo perdido en las tareas a realizar.

 Limpieza (seiso): mantenga todo limpio

Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo o el hogar, es mucho más fácil limpiarlo (seisō). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento de la maquinaria o los electrodomésticos. Otras pueden ser las enfermedades, accidentes, mala imagen, estrés, daños a la ecología, etc.

Normalización (Seiketsu): Preservar altos niveles de organización orden y limpieza.

Seiketsu es la metodología que nos permite mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras "S". Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con nuestras acciones.

Cada involucrado en la empresa o en el hogar debe saber sus responsabilidades para contribuir a mantener el orden y la limpieza.

Mantener la Disciplina (Shitsuke): Crear hábitos basados en las 4 metodologías anteriores

  

Shitsuke o Disciplina significa convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos establecidos y estandarizados para la limpieza en el lugar de trabajo. Podremos obtener los beneficios alcanzados con las primeras "S" por largo tiempo si se logra crear un ambiente de respeto a las normas y estándares establecidos.

Las cuatro "S" anteriores se pueden implantar sin dificultad si en los lugares de trabajo se mantiene la Disciplina. Su aplicación nos garantiza que la seguridad será permanente, la productividad se mejore progresivamente y la calidad de los productos o nuestras tareas sea excelente.

Por otra parte, la metodología de las 5 S pretende:

• Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal o de la familia. Es más agradable y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado.

• Reducir gastos de tiempo y energía.
• 
  Reducir riesgos de accidentes o sanitarios.
• 
  Mejorar la calidad de la producción o ejecución de tareas cotidianas.
• 
  Seguridad en el trabajo y en el hogar.

 Puede ver estos 3 videos que le servirán para entender mejor como puede aplicar este exitoso método:

                    Parte 1                Parte 2                Parte 3